Instructions for Report Card Day

By Crista Hirmas

This Friday is the first report card day of the year.   There will be no classes, but it will be a normal work day from 7:20 to 3:05 p.m.  During this time, you will meet with the parents of your advisory students to distribute report cards.  

 IMPORTANT:  The format of the meeting is student-led conferences.  This means students will be responsible for explaining their goals, report card grades and portfolio for the first quarter.  Teachers can prompt students with questions, but students should do the majority of the talking.

Este viernes es la primera entrega de notas del año.  No habrá clases, pero es una jornada normal de 7:20 a 3:05 p.m.  Durante este tiempo, cada profesor se reunirá con los padres y estudiantes de su ADVISORY para entregar notas del periodo.  

 IMPORTANTE:  El estudiante deberá guiar la entrega de notas.  Es importante que el estudiante se haga responsable por explicar sus metas, notas y trabajo en el portafolio.  Los profes pueden apoyar a los estudiantes haciéndoles preguntas, pero los estudiantes deben de hacer la mayoría de la presentación.

Who should I ask if I need help on report card day?   /   ¿A quíén puedo acudir por ayuda el día de entrega de notas?

Mr. Loaiza and Mencho will be at a principal’s conference in Medellin on Friday.  Please ask Crista for informational help.  If you need an administrator, please contact Milagros or Jaime Urazán.

Mr. Loaiza y Mencho estarán en una renión de principals en Medellín el Viernes.  Por favor pregunten a Crista para aclarar dudas.  Si necesitan un administrador, favor de hablar con Milagros o el Sr. Jaime Urazán.

When will I receive report cards?  / ¿Cuándo recibiré los reportes de notas?

When you arrive at school on Friday  morning, please report to the secondary office.  Marthica will give you:

1.  Report cards for your advisory group
2.  A roster / sign-in sheet with appointment times for each family

Cuando llegan al colegio el viernes, pueden recoger los reportes de nota en la oficina de secundaria.  Marthica les entregará:

1.  Los reportes para su grupo de advisory
2.  Una lista – hoja para que los papás firmen que incluye la hora que deben llegar para la cita. 

How should I dress?  / ¿Cómo debo de vestirme?

Professional.  Men should wear collared shirt and tie.  Women should wear professional dress, skirt or pants.

Vestido profesional. Se recomienda para los caballeros camisa de vestir y corbata.  Para mujeres, vestidos, faldas o pantalón profesional.

What time do I meet with each parent?  /   ¿Cuándo me reuno con cada papá y estudiante?

Marthica will give you a sign-in sheet that includes appointment times for each parent and student.  You will have some time between appointments to work on other things.

Marthica les entregará una lista de estudiantes que los papás deben de firmar que incluye la hora de cada cita.

What if a parent come without his or her child to pick up report cards?     /  ¿Qué pasa si llega un padre sin su hijo(a)?

If a parent comes without his or her child, please politely inform them that because of school policy, you are not allowed to hand out a report card without a student-led conference.  Schedule a mutually convenient time to meet with parent for next week.

Si padres llegan sin su hijo(a), cortésmente informarle que por políticas del colegio, no se permite entregar el reporte si no está presente el estudiante. El profesor tendrá que citar al papá en una hora mútuamente conveniente para los dos para la próxima semana. 

What if there is no report card for a certain student?

Check the list with appointment times.  If the name is highlighted, most likely the parent needs to go to the Accounting Office to take care of payment.  Please refer the parent to the accounting office.

Revise la lista con las horas de las citas con papás.  Si el nombre del estudiante está resaltado, el padre necesita ir a Contabilidad para hacer un pago. Por favor mandar al papá a contabilidad.

What do the green and blue flags on certain report cards mean?  /¿Qué significan las banderitas verdes o azules?

Congratulate the student!  Report cards with green and blue flags mean that the student earned a higher overall average.    Blue flags are the highest averages.

¡Felicita al estudiante!  Reportes con banderitas verdes o azules significan que el estudiante logró un promedio alto.  Las banderitas azules significan los promedios más altos.

What do I do at the end of the day?  /  ¿Qué hago al final del día?

Turn in the sign-in sheet and any report cards that have not been picked up to the secondary office.

Entrega la lista que los papás firmaron con cualquier reporte que no fue entregado a la oficina de secundaria.

And last, but still important … when is lunch  ☺ ?    /  Por último, pero importante  ☺ … ¿a qué hora almorzamos?

Every teacher will be able to eat lunch between 12:30 and 1:30 p.m.

Cada profesor podrá almorzar entre 12:30 y 1:30 p.m.

About Adalberto Loaiza

Secondary School Principal at GI School Armenia - Colombia
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